双清区档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

第一条，为正确界定本局文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使保存的档案反映本局职能活动情况。维护我局历史面貌。根据《档案法》、《湖南省档案管理条例》以及国家档案局第8号令——《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，制定本规定。

第二条，本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条，本局机关文件材料归档范围：

（一）反映本局主要职能活动和基本历史面貌，对本局工作，发展我区档案事业和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）本局工作活动中形成的在维护国家、集体和公民利益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本局需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本局工作具有查考价值的材料。

第四条，本局文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普及性不需本局办理的文件材料，任免、奖惩非本局工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本局文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需要办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本局负责人兼任外单位职务形成的与本局无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需要办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料；

第五条，凡属本局归档范围的文件材料，必须按有关规定向本局档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条，本局文书档案的保管期限定为永久，定期两种。定期一般分为30年，10年。

第七条，永久保管的文书档案主要包括：

（一）本局制定的有关档案工作的政策性和指导性文件材料；

（二）本局召开的局务会，全区档案工作会等重要会议，举办重大活动中形成的主要文件材料；

（三）本局职能活动中形成的重要业务文件材料

（四）本局关于重要问题的请示、报告与上级机关的批复、批示；重要的计划、总结、综合统计报表等；

（五）本局机构演变，人事任免等文件材料；

（六）本局房屋买卖，土地征用，重要的合同协议，资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本局主管业务的法律、法规、条例、标准和长远规划等重要文件材料；

（八）市档案局以上党政领导及区级领导视察我区档案工作形成的照片、录音、录象、题词等；